Wat is een balans?

Een balans moet je in feite zien als een concreet overzicht van jouw bezittingen, schulden en eigen vermogen op een specifiek moment.
De balans is dan ook vooral een momentopname; je krijgt hiermee een duidelijk beeld van hoe de onderneming er op dat moment financieel voor staat en of er sprake is van een positief of negatief eigen vermogen.

Soorten investeringen

Daarnaast kun je uit de balans opmaken welke investeringen je in de afgelopen periode hebt gedaan en – nog relevanter – hoe jij deze uitgaven hebt gefinancierd.
Een bedrijf starten kost naast energie vaak ook geld. Als startende ondernemer moet je doorgaans in veel zaken investeren.

Denk aan:

  • Investeringen in relevante bedrijfsmiddelen (computerapparatuur, ⦁ bedrijfsauto etc.)

  • Het huren of kopen van een geschikte bedrijfslocatie

  • Het (laten) ontwikkelen van een goede huisstijl

Dergelijke investeringen zie je natuurlijk ook terug in de balans. Belangrijk om te houden is dat een balans in feite altijd in evenwicht zou moeten zijn.
Dat wil zeggen: de bedragen aan beide kanten moeten bij elkaar opgeteld op hetzelfde bedrag uitkomen.

Hoe lang blijft een balans geldig?

Zoals gezegd is een balans een momentopname. Zodra je een nieuwe aanschaf doet of een product of dienst levert aan een nieuwe klant, zal dit gevolgen hebben voor de balans.

Balansmutatie

Zo’n ontwikkeling wordt een balansmutatie genoemd. Het is echter niet bevorderlijk voor het overzicht als je iedere wijziging of ontwikkeling zou moeten verwerken in de balans. Het is daarom gebruikelijk om apart melding te maken van deze mutaties.

Houd er rekening mee dat ook de balansmutaties met elkaar in evenwicht behoren te zijn. Stel: je hebt afgelopen zomer voor de medewerkers op kantoor nieuwe computerapparatuur aangeschaft. De kosten: vijftienduizend euro.

Dit betekent voor de balansmutatie dat je bij jouw huidige inventaris vijftienduizend euro moet optellen, terwijl er bij de zakelijke bankrekening hetzelfde bedrag moet worden afgetrokken. Op deze manier blijft de balans in evenwicht.

Kom je er toch niet helemaal uit met het opstellen van de balans?

Twijfel je sterk of alles wel klopt? Leg de door jou opgestelde balans dan altijd eerst voor aan een boekhouder of accountant. Je kunt uiteraard ook ervoor kiezen om de gehele boekhouding uit te besteden aan een professional.

Dit kan – zeker wanneer je zelf geen held bent op het gebied van administratieve zaken – een verstandige beslissing zijn. Je moet in dat geval uiteraard wel rekening houden met extra kosten.

De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van welk gedeelte van de bedrijfsadministratie je uitbesteedt, maar voor een zzp’er worden de gemiddelde kosten geschat op circa zeshonderd euro per jaar.

Ondernemers met personeel moeten op jaarbasis al snel rekenen op zo’n vijftienhonderd euro.

Hoe is een balans opgesteld?

Wij hebben hieronder een afbeelding opgenomen van een standaard balansindeling

ActivaPassiva
Vaste activaEigen vermogen
Vlotte activaLang vreemd vermogen
Kort vreemd vermogen

Zoals je in de afbeelding ziet, bestaat een balans in principe altijd uit een linker- en een rechterzijde

Activa

Aan de linkerzijde (de activa-kant, ook wel debetzijde genoemd) benoem je jouw bezittingen. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan geld, goederen of debiteuren.

Passiva

De rechterzijde van de kolom (de passiva-kant, ook wel creditzijde genaamd) is voorbehouden aan de gemaakte schulden.
Deze worden onderverdeeld in lang vreemd vermogen (leningen met een looptijd langer dan één jaar) en kort vreemd vermogen (leningen met een looptijd van maximaal één jaar), plus je eigen vermogen.

Wat is het verschil tussen vaste en vlottende activa?

  • Vaste activa zijn balansposten van de kapitaalgoederen die meer dan één productieproces of jaar meegaan, zoals grond en terreinen, gebouwen, auto’s, computerapparatuur en de inventaris.

  • Vlottende activa zijn – de naam zegt het eigenlijk al een beetje – kapitaalgoederen die slechts één productieproces of nog minder lang meegaan.

En hoe worden eigen, lang vreemd en kort vreemd vermogen onderscheiden?

Het eigen vermogen staat letterlijk voor het bedrag dat jij de afgelopen periode als ondernemer zelf in je bedrijf hebt geïnvesteerd.
Van het zogenoemde lang vreemd vermogen moet je apart melding maken, omdat het hier gaat om een lening of hypotheek met een looptijd van één jaar of langer.
Het kort vreemd vermogen is dan weer van toepassing op kortlopende schulden, zoals salarissen voor eventuele of het afdragen van belasting.